Handwerk und Bau
Stundenzettel und Materialrückmeldungen von der Baustelle, Aufmaße, Regieberichte. Der Engpass sitzt fast immer am Monatsende, wenn jemand rekonstruiert, was „4,5 Std. Fassade“ bedeutet.
Oldenburg und Umkreis
Prozessautomatisierung in Oldenburg
Dieselbe Zahl wird bei Ihnen dreimal eingetippt: einmal auf dem Zettel, einmal in der Warenwirtschaft, einmal in der Tabelle, die jemand pflegt, weil die Warenwirtschaft es nicht kann. Das ist der typische Oldenburger Fall – nicht zu viel Arbeit, sondern fehlende Verbindungen zwischen Programmen, die alle einzeln funktionieren. Ich sitze in Oldenburg, Anfahrt kostet Sie nichts.
Reparaturauftrag annehmen
Beispielvorgang
- Annahme erfasst Kunde, Maschine und Fehlerbild3 min
- Kunde und Maschine zugeordnet, Historie angehängt2 s
- Werkstattauftrag erzeugt, Teilebedarf gemeldet1 s
- Monteur ergänzt Arbeitszeit und verbaute Teile1 min
- Rechnungsvorschlag erzeugt, Freigabe angefordert2 s
26 minvorher je Auftrag
4 minheute je Auftrag
3 → 1Systeme, eine Eingabe
Der typische Fall
Drei Programme, die nichts voneinander wissen
In größeren Städten treffe ich Betriebe, bei denen eine Anbindung existiert und die Ausnahmen daneben laufen. Hier ist es meistens grundsätzlicher: Es gibt schlicht keine Verbindung. Die Warenwirtschaft ist von 2011 und kann, was sie kann. Die Zeiterfassung ist ein anderes Programm. Dazwischen liegen drei Tabellen und ein Sammelpostfach, und dazwischen sitzt ein Mensch, der überträgt.
Der Reflex vieler Anbieter darauf lautet: neues System. Meiner nicht. Ein Wechsel der Warenwirtschaft kostet ein Vielfaches, dauert Monate, bindet Ihre besten Leute und löst das eigentliche Problem oft nicht – weil auch das neue System Lücken zu dem hat, was sonst noch läuft. Günstiger und schneller ist die Brücke: Die Programme bleiben, die Übertragung dazwischen verschwindet.
Das gilt auch dann, wenn Ihre „Datenbank“ eine Excel-Tabelle ist. Excel ist als Quelle völlig in Ordnung, solange die Struktur stabil bleibt und nicht jeder eine eigene Kopie führt. Wo das nicht der Fall ist, steht vor der Automatisierung eine Aufräumarbeit – die sage ich Ihnen im Bericht, statt sie stillschweigend mit einzupreisen.
Region
Was hier anders ist als in einer Großstadt
Der Nordwesten ist Mittelstand: Handwerk, Bau, Agrartechnik, Lebensmittelverarbeitung, Maschinenbau, Logistik, Windenergie, Pflege. Betriebe mit 20 bis 200 Beschäftigten, gewachsene Software, oft ein IT-Dienstleister im Ort und niemand im Haus, der Prozesse zum Beruf hat.
Das prägt die Arbeit. Es gibt selten eine sauber dokumentierte Schnittstellenlandschaft, dafür meistens jemanden, der genau weiß, warum Lieferant Meyer anders behandelt wird. Diese Ausnahmen sind der eigentliche Inhalt des Projekts – deshalb komme ich vorbei, statt einen Fragebogen zu schicken.
Zweite Beobachtung aus der Region: Das Problem ist meistens nicht zu wenig Personal für zu viel Arbeit, sondern zu wenig Personal für Arbeit, die zur Hälfte aus Abtippen besteht. Wer seit zwei Jahren erfolglos eine Bürostelle ausschreibt, hat für Automatisierung ein anderes Argument als jemand, der Kosten senken will.
Und eine dritte, die selten jemand ausspricht: Die Person, die den Vorgang seit fünfzehn Jahren macht, ist der wichtigste Mensch im Projekt. Sie kennt jede Ausnahme, und sie hat allen Grund, skeptisch zu sein. Wenn ich mit ihr nicht sprechen darf, weil es „von oben“ entschieden wird, geht es schief – das ist keine Haltungsfrage, sondern Erfahrung.
Branchen
Womit Betriebe hier anfangen
Vier Zuschnitte, die mir im Oldenburger Land am häufigsten begegnen. Das ist keine Empfehlung für Ihren Betrieb – gemessen wird trotzdem zuerst.
Land- und Nutzfahrzeugtechnik
Reparaturaufträge, Ersatzteilbedarf, Garantieabwicklung mit dem Hersteller. Typisch: Der Auftrag wandert durch drei Systeme und wird dreimal erfasst, weil keins mit dem nächsten spricht.
Großhandel und Lebensmittel
Auftragsbestätigungen, Wareneingänge, Preislisten, die je Kunde anders aussehen. Hohe Stückzahlen bei kurzen Einzelvorgängen – die Konstellation, in der sich Automatisierung am schnellsten rechnet.
Kanzleien, Praxen, Pflege
Posteingang sortieren, Unterlagen anfordern, Fristen setzen, Dokumentation aufbereiten. Hier ist die Datenlage heikel – deshalb steht der Auftragsverarbeitungsvertrag am Anfang und nicht am Ende.
Einzugsgebiet
Wo ich ohne Anfahrtskosten hinkomme
Die Aufnahme mache ich am liebsten vor Ort. Am Bildschirm einer Sachbearbeiterin sieht man in zwanzig Minuten Dinge, die in einer Videokonferenz nie zur Sprache kommen – welche Zettel danebenliegen, welches Fenster immer offen ist, wo jemand kurz aufsteht und fragt. Deshalb der Umkreis: bis 100 Kilometer ohne Berechnung.
Oldenburg, Delmenhorst, Westerstede, Bad Zwischenahn, Wildeshausen, Cloppenburg, Vechta, Friesoythe, Varel, Brake, Nordenham, Leer, Aurich und Emden.
Darüber hinaus 0,50 € je Kilometer, oder die Aufnahme läuft per Bildschirmfreigabe – dann bekommt allerdings jeder Beteiligte einen eigenen Termin, und das dauert länger. Bei Orten über 50 Kilometer – Leer, Aurich, Emden, Nordenham – nehme ich einen einzelnen Prozess-Check nur an, wenn ein Sprint ernsthaft in Frage kommt; warum, steht auf der Preisseite. Eigene Seiten gibt es für Bremen und Bremerhaven sowie für Wilhelmshaven und Friesland.
Anschrift
KÜSTENTECH
Hooger Weg 6
26131 Oldenburg
015678 476506
moin@kuestentech.de
Kein Ladengeschäft – Termine nach Absprache, in der Regel bei Ihnen im Betrieb.
Erster Schritt
Ein Prozess-Check für 1.200 €: ein Vormittag Aufnahme, bis zu fünf Vorgänge gemessen, danach ein Bericht mit Rangliste und begründeten Absagen. Wird angerechnet, wenn Sie danach beauftragen. So sieht er aus.
Häufige Fragen
Zur Zusammenarbeit vor Ort
Wie oft sind Sie im Betrieb?
Einen halben Tag für die Aufnahme, eine Stunde für die Besprechung des Berichts, eine Stunde für die Einweisung nach der Umstellung. Alles andere läuft aus der Ferne – bei mehr Terminen zahlen Sie meine Fahrzeit und bekommen dafür nichts Besseres.
Kommen Sie auch zu einem ersten Gespräch, ohne dass wir etwas beauftragen?
In Oldenburg und im näheren Umkreis ja, 45 Minuten, ohne Rechnung und ohne Verkaufsgespräch danach. Sinnvoll ist das, wenn Sie noch nicht wissen, ob überhaupt etwas für Sie dabei ist. Wenn Sie den Vorgang schon benennen können, sparen wir uns den Termin: Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen im Formular, dann bekommen Sie binnen eines Werktags eine Einschätzung.
Wir arbeiten hauptsächlich mit Excel. Ist das ein Ausschlusskriterium?
Nein. Eine Tabelle ist eine brauchbare Datenquelle, solange die Struktur stabil ist – gleiche Spalten, ein Ort, eine Fassung. Kritisch wird es, wenn jede Abteilung ihre eigene Kopie führt oder die Spalten wandern. Dann steht vor der Automatisierung eine Aufräumarbeit, und die steht auch so im Bericht. Manchmal reicht sie sogar schon aus.
Arbeiten Sie auch mit unserem IT-Dienstleister zusammen?
Ja, und das ist meist der schnellere Weg. Ich brauche einen Ansprechpartner für Zugänge und Rechte. Wenn Ihr Dienstleister die Automatisierung anschließend selbst betreiben will, ist mir das recht – die Dokumentation ist genau dafür geschrieben.
Nehmen Sie auch Aufträge außerhalb der Region an?
Ja, deutschlandweit. Dann läuft die Aufnahme per Bildschirmfreigabe, mit je einem Termin pro beteiligter Person. Das funktioniert, dauert aber länger und findet erfahrungsgemäß weniger Ausnahmen als ein halber Tag im Büro.
Gibt es Förderungen für so etwas?
Für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand gibt es Programme des Bundes und des Landes Niedersachsen, deren Bedingungen sich regelmäßig ändern. Ich bin kein gelisteter Berater, stelle keine Förderung in Aussicht und rechne auch nicht darüber ab. Fragen Sie Ihre Kammer oder Ihren Steuerberater – und beauftragen Sie nichts in der Annahme, dass eine Förderung schon kommen wird.