Was kostet Prozessautomatisierung?
Die kurze Antwort: für einen einzelnen, klar abgegrenzten Vorgang im Mittelstand zwischen 3.000 und 15.000 € einmalig, dazu 100 bis 400 € im Monat für den Betrieb. Die lange Antwort erklärt, warum dieselbe Aufgabe je nach Anbieter das Zwanzigfache kosten kann – und warum der Preis selten die wichtigste Zahl ist.
Die einzige Zahl, die vor dem Preis kommt: Wie viele Stunden kostet Sie der Vorgang heute im Jahr? Häufigkeit mal Dauer mal 46 Wochen. Liegt das Ergebnis unter 50 Stunden, brauchen Sie über Automatisierung meist nicht weiter nachzudenken.
Die vier Preisklassen
1. Eigenleistung: 0 bis 500 €
Jemand im Betrieb baut es selbst – mit Power Automate, das in der Microsoft-Lizenz schon enthalten ist, mit Zapier oder Make für 20 bis 100 € im Monat, oder mit Excel-Makros. Das funktioniert erstaunlich weit, wenn der Vorgang einfach ist: eine Mail auslösen, eine Zeile in eine Tabelle schreiben, eine Datei verschieben.
Die Grenze kommt an zwei Stellen. Erstens bei Ausnahmen: Sobald der Vorgang Sonderfälle hat, wächst der Bastelaufwand schneller als der Nutzen. Zweitens beim Bus-Faktor – wenn die Person geht, die es gebaut hat, weiß niemand, was da läuft. Ich sehe regelmäßig Betriebe, die aus diesem Grund funktionierende Automatisierungen abgeschaltet haben.
Sinnvoll für: Vorgänge unter 50 Stunden im Jahr, klare Regeln, kein Geldfluss.
2. Freiberufler oder kleine Werkstatt: 3.000 bis 15.000 €
Hier liegen die Preise, die man in Deutschland für einen abgegrenzten Vorgang zahlt, wenn ihn jemand professionell baut, dokumentiert und übergibt. Der Unterschied zwischen 3.000 und 15.000 € liegt fast immer an drei Dingen: Wie viele Systeme sind beteiligt? Wie viele Ausnahmefälle? Muss unstrukturierter Text gelesen werden – also ein Sprachmodell mit Testreihe?
Zum Vergleich meine eigenen Preise, damit die Zahlen nicht im Ungefähren bleiben: Prozess-Check 1.200 €, Automatisierungs-Sprint 4.900 €, KI-Baustein 9.800 €, Betrieb 190 € im Monat. Alles netto. Wer deutlich darunter anbietet, spart erfahrungsgemäß an den Ausnahmen oder an der Dokumentation – beides merken Sie erst im zweiten Jahr.
Sinnvoll für: Vorgänge ab etwa 100 Stunden im Jahr, mehrere Systeme, Sonderfälle vorhanden.
3. Systemhaus oder Agentur: 15.000 bis 60.000 €
Mit einem Team kommen Projektleitung, Angebotsphase, Abstimmungsrunden und Deckungsbeitrag dazu. Dafür bekommen Sie Vertretung im Krankheitsfall, oft eine Rufbereitschaft und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel anzugehen. Für Betriebe ab etwa 150 Beschäftigten ist das häufig die richtige Größenordnung, gerade wenn Ihre IT-Landschaft nicht in einen Kopf passt.
Sinnvoll für: mehrere Vorgänge gleichzeitig, hohe Verfügbarkeitsanforderungen, eigene IT-Abteilung als Gegenüber.
4. Beratungshaus mit Plattform: ab 60.000 €
Hier reden wir über Prozessanalyse im ganzen Haus, eine Automatisierungsplattform mit Lizenzkosten im fünfstelligen Bereich pro Jahr und ein Programm über 12 bis 24 Monate. Das ergibt Sinn ab einer Betriebsgröße, in der Sie mit einer Plattform hunderte kleine Automatisierungen verwalten – und wird darunter regelmäßig teuer verkauft, ohne je wirtschaftlich zu werden.
Achtung: Der übliche Fehler ist nicht der Preis, sondern die Bindung. Eine Plattformlizenz, die 30.000 € im Jahr kostet, macht jede einzelne Automatisierung teuer, solange nicht viele darauf laufen.
Was den Preis wirklich treibt
Die Zahl der Ausnahmen. Der Standardfall ist meistens in zwei Tagen gebaut. Die restliche Zeit geht für Sammelrechnungen, Gutschriften, den Kunden mit drei Lieferadressen und den Lieferanten drauf, der seit 2019 ein anderes Format schickt. Faustregel: 20 Prozent der Fälle machen 60 Prozent des Aufwands.
Die Qualität der Schnittstellen. Eine dokumentierte Schnittstelle kostet einen Tag. Ein Datenbankzugriff zwei. Ein automatisierter Export drei bis fünf. Eine Weboberfläche, die ferngesteuert bedient wird, kostet mehr und bricht beim nächsten Update – ich rate meistens davon ab.
Ob Text gelesen werden muss. Sobald ein Sprachmodell im Spiel ist, kommen Testreihe, Abnahmequote, Unsicherheitsschwelle und laufende Stichprobe dazu. Das ist der Grund, warum mein KI-Baustein doppelt so viel kostet wie der einfache Sprint – nicht die Modellkosten, die liegen bei 10 bis 60 € im Monat.
Wer im Betrieb entscheiden darf. Die teuerste Verzögerung, die ich kenne: drei Wochen Warten auf eine Antwort, was im Zweifelsfall richtig ist. Bei Festpreis trage ich dieses Risiko, bei Abrechnung nach Aufwand tragen Sie es.
Eine Beispielrechnung, die gegen die Automatisierung ausgeht
Ein Vorgang kommt zwölfmal die Woche vor und dauert acht Minuten. Das sind 1,6 Stunden die Woche, 73,6 Stunden im Jahr, bei 55 € Vollkosten also 4.048 € jährlich. Werden 70 Prozent automatisiert, sparen Sie 2.834 € im Jahr, also 236 € im Monat. Nach Abzug von 190 € Betrieb bleiben 46 € monatlich, um 4.900 € Umsetzungskosten zu decken – das dauert über acht Jahre.
Also: nicht machen. Entweder Sie finden einen größeren Vorgang, oder Sie bauen diesen mit Bordmitteln aus Preisklasse 1. Das ist die Rechnung, die ein Anbieter mit Ihnen machen sollte, bevor er ein Angebot schreibt – und der Grund, warum bei mir am Anfang die Messung steht und nicht der Vorschlag.
Rechnen Sie es für Ihren Fall im Zeitrechner nach. Sie brauchen drei Zahlen: wie oft der Vorgang vorkommt, wie lange er dauert, was eine Bürostunde bei Ihnen kostet.
Was in keinem Angebot fehlen sollte
- Ein Festpreis oder eine Obergrenze – nicht nur ein Tagessatz
- Die Ausnahmefälle namentlich aufgezählt, die abgedeckt sind
- Ein Rückfallweg, wenn die Automatisierung ausfällt
- Bei KI: die Abnahmequote und wie sie gemessen wird
- Wem Quelltext und Dokumentation nach Zahlung gehören
- Die laufenden Kosten Dritter, getrennt ausgewiesen
- Was passiert, wenn sich ein beteiligtes System ändert
Fehlt einer dieser Punkte, fragen Sie nach. Die Antwort sagt Ihnen mehr über den Anbieter als jede Referenzliste. Wie ich diese Punkte selbst beantworte, steht im Musterbericht.