Belege und Rechnungen
Eingangsrechnungen auslesen, gegen Bestellungen prüfen, an die Buchhaltung übergeben. Der Klassiker, weil das Format halbwegs standardisiert ist und das Volumen stimmt.
Prozessautomatisierung
Prozesse automatisieren lassen, ohne Softwarewechsel
Sie brauchen kein neues System. Sie brauchen die Lücken zwischen den vorhandenen. Ich nehme einen wiederkehrenden Vorgang auf, baue ihn so, dass er ohne Handgriff durchläuft, und übergebe ihn mit Quelltext und Dokumentation. Ein Vorgang, drei Wochen, 4.900 € netto.
Ob Sie es Geschäftsprozesse, Büroprozesse oder Workflows nennen, spielt keine Rolle – gemeint ist immer dasselbe: der Ablauf, den jemand jede Woche mehrfach von Hand durchklickt. Ich schreibe hier „Vorgang“, weil das im Betrieb auch so heißt.
Stundenzettel Montage
Beispielvorgang
- Monteur schickt Foto des Zettels per Messenger0 s
- Datum, Baustelle, Stunden, Material auslesen11 s
- Baustelle zuordnen, Stunden auf Kostenstelle buchen3 s
- Unleserliches oder Unplausibles zurückfragenbei 9 %
- Zeile in der Lohnabrechnungsvorlage ergänzen1 s
3 minvorher je Zettel
15 sheute je Zettel
Freitagstatt Montag fertig
Auswahl
Prozessautomatisierung lohnt sich nicht überall
Es gibt eine einfache Faustregel: Häufigkeit mal Dauer mal Stundensatz muss deutlich über den Umsetzungskosten liegen – und der Vorgang muss stabil sein. Etwas, das sich alle sechs Wochen ändert, automatisiert man nicht, man ordnet es erst einmal.
Vier Merkmale machen einen Vorgang zu einem guten Kandidaten:
- Er kommt oft vor. Zwanzigmal die Woche ist besser als zweimal, auch wenn der seltene Fall länger dauert.
- Die Regeln lassen sich aufschreiben. Wenn drei Leute drei verschiedene Antworten geben, was „richtig“ ist, fehlt vorher eine Entscheidung.
- Die Daten sind erreichbar. Eine Schnittstelle, eine Datenbank, ein Postfach, notfalls ein Export. Was nur im Kopf einer Person existiert, geht nicht.
- Fehler tun nicht sofort weh. Ein falsch einsortiertes Angebot ist ärgerlich, eine falsch ausgelöste Zahlung ist etwas anderes. Bei zweiterem baue ich immer eine Freigabe ein.
Nach der Aufnahme sage ich Ihnen auch, welche Vorgänge Sie besser lassen. Das ist der Teil des Berichts, der die meisten überrascht – im Musterbericht stehen zwei solche Absagen mit Begründung.
Typische Vorgänge
Womit Betriebe hier anfangen
Die Reihenfolge ist keine Empfehlung, sondern die Häufigkeit, in der mir diese Vorgänge in Gesprächen begegnen.
Angebote und Aufträge
Anfragen einsortieren, Kundendaten ziehen, Entwurf aus Vorlage und Preisliste bauen, Wiedervorlage setzen. Der Mensch prüft und gibt frei, der Rest läuft.
Stunden und Material
Zettel, Fotos oder App-Einträge von der Baustelle einlesen, auf Kostenstellen buchen, für die Lohnabrechnung aufbereiten. Spart vor allem Rückfragen am Monatsende.
Postfach sortieren
Ein Sammelpostfach, in dem Anfragen, Bestellungen, Reklamationen und Werbung durcheinanderliegen. Einordnen, weiterleiten, quittieren – jeweils mit Begründung, die nachlesbar ist.
Berichte und Protokolle
Servicebericht, Wartungsprotokoll, Übergabeprotokoll: aus Diktat oder Stichworten eine saubere Fassung, die der Techniker nur noch freigibt statt abends zu tippen. Hier liest ein Sprachmodell mit, deshalb gehört eine Testreihe dazu.
Daten zwischen Systemen
Stammdaten, die an drei Stellen gepflegt werden. Bestände, die jemand abgleicht. Listen, die für ein Portal umformatiert werden. Unspektakulär, aber oft die günstigste Stunde.
Drei Anwendungsfälle mit Zahlen durchgerechnet
Hintergrund im Ratgeber: welcher Vorgang sich zuerst lohnt und was Automatisierung kostet.
Grenzen
Was ich nicht mache
Keine ERP- oder CRM-Einführung. Das sind Projekte über Monate, mit Datenmigration, Schulungen und Politik im Haus. Dafür brauchen Sie ein Team, nicht mich.
Keine Strategiepapiere. Ich liefere keinen Foliensatz mit Reifegradmodell. Wenn nach dem Check nichts gebaut wird, haben Sie trotzdem etwas in der Hand: gemessene Zahlen zu Ihren eigenen Vorgängen.
Keine Chatbots auf der Webseite. Die beantworten selten eine Frage, die eine gute Seite nicht schon beantwortet, und ärgern Kunden zuverlässig.
Keine eigenen Modelle trainieren. Für die Aufgaben, um die es hier geht, reichen vorhandene Modelle mit klarer Anweisung. Alles andere kostet ein Vielfaches und veraltet schneller, als es sich rechnet.
Keine Empfehlung, wen Sie einsparen können. Ich weise aus, welche Stunden frei werden. Was daraus folgt, entscheiden Sie – dafür kennen Sie Ihren Betrieb, und ich kenne ihn nicht.
Ablauf
Fünf Wochen, wenn Sie nach dem Check weitermachen
Zwischen Check und Sprint liegt ein Ausstiegspunkt. Den gibt es nicht aus Höflichkeit, sondern weil ein Drittel der Vorgänge, über die man vorher spricht, sich nach der Messung nicht lohnt.
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Aufnahme
Ein halber Tag im Betrieb, bis zu fünf Vorgänge, Zeiten mit der Uhr gemessen.
Woche 1
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Bericht
Stunden pro Jahr, automatisierbarer Anteil, Aufwandsschätzung, Reihenfolge – und die Vorgänge, von denen ich abrate.
Woche 2
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Bauen
Umsetzung an einer Kopie Ihrer Daten. Sie sehen zweimal die Woche den Stand, nicht erst am Ende.
Woche 3–4
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Parallelbetrieb
Zwei Wochen laufen alter und neuer Weg nebeneinander. Abweichungen werden gezählt, nicht diskutiert.
Woche 4–5
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Umstellung und Übergabe
Einweisung, Dokumentation, Quelltext, Zugänge. Der alte Weg bleibt noch vier Wochen als Rückfall bestehen.
Woche 5
Häufige Fragen
Zur Umsetzung
Ist das RPA?
Meistens nicht, und das ist eine bewusste Entscheidung. Unter RPA – robotic process automation – versteht man in der Regel Software, die eine Oberfläche bedient wie ein Mensch: klicken, tippen, Fenster wechseln. Das funktioniert, wenn es keinen anderen Weg gibt, und es bricht beim nächsten Update, weil sich ein Knopf verschoben hat.
Ich gehe wo immer möglich den stabileren Weg: Schnittstelle, Datenbank, Export. Erst wenn davon nichts vorhanden ist, kommt das Fernsteuern einer Oberfläche überhaupt zur Sprache – und dann sage ich Ihnen dazu, dass der Weg wackelig ist, statt ihn als moderne Lösung zu verkaufen. Wenn Ihnen jemand RPA als Produkt anbietet, fragen Sie, warum die Schnittstelle nicht geht.
Auf welcher Technik läuft das am Ende?
Das hängt von Ihren Systemen ab. Häufig sind es n8n oder Power Automate für die Verkettung der Workflows, Python für das, was mehr Logik braucht, und die Schnittstellen Ihrer vorhandenen Software. Betrieben wird es entweder in Ihrer Microsoft-Umgebung, auf einem kleinen Server bei Ihnen oder bei einem deutschen Hoster – Ihre Wahl, ich lege die Kosten offen daneben.
Was, wenn unsere Software keine Schnittstelle hat?
Dann prüfe ich der Reihe nach: Gibt es einen automatisierbaren Export? Eine Datenbank, die man lesen darf? Eine Weboberfläche, die sich bedienen lässt? Der letzte Weg ist der unstabilste, und ich sage Ihnen vorher, wenn ich ihn für zu wackelig halte, statt Ihnen etwas zu bauen, das beim nächsten Update stehenbleibt.
Wie viel Zeit kostet uns das?
Für die Aufnahme einen halben Tag der beteiligten Mitarbeiter. Während des Sprints etwa vier bis sechs Stunden verteilt: Fragen beantworten, Testfälle bestätigen, den Parallelbetrieb mitverfolgen. Wenn Ihre IT die Zugänge einrichten muss, kommen dort ein bis zwei Stunden dazu.
Können wir das hinterher selbst ändern?
Für kleine Anpassungen – neue Empfänger, geänderte Regeln, andere Felder – ja, dafür ist die Dokumentation da, und ich weise eine Person bei Ihnen darauf ein. Für größere Umbauten brauchen Sie jemanden mit Entwicklungserfahrung. Das kann ich sein, muss es aber nicht: der Quelltext gehört Ihnen.
Was kostet der Betrieb?
190 € im Monat je laufender Automatisierung, ab der zweiten 120 €. Enthalten sind Überwachung, Störungsbeseitigung und Anpassungen, wenn sich an Ihren Systemen etwas ändert. Dazu kommen die reinen Laufkosten – bei einem Sprachmodell meist 10 bis 60 € im Monat, je nach Menge. Ohne Betriebsvertrag geht es auch; dann bekommt Ihre IT alles, was sie zum Eingreifen braucht.