Musterbericht
Was nach zwei Wochen auf dem Tisch liegt
Der Prozess-Check kostet 1.200 € und endet mit einem Dokument. Damit Sie nicht die Katze im Sack kaufen, steht das Dokument hier – gekürzt auf die Teile, die etwas aussagen.
Dieser Betrieb existiert nicht. Er ist aus Gesprächen mit Betrieben dieser Größe zusammengesetzt, damit ich niemanden anonymisieren muss und trotzdem etwas zeigen kann. Aufbau, Rechenweg und Tonfall entsprechen dem, was Sie bekommen – warum hier keine echten Kundennamen stehen, steht unter Über mich. Die gemessenen Zeiten in Ihrem Bericht kommen aus Ihrem Haus.
1. Rahmen der Aufnahme
| Betrieb | Metallbau mit Servicegeschäft, 48 Beschäftigte, davon 9 im Büro |
|---|---|
| Aufnahme | ein Vormittag vor Ort, 8:00 bis 12:30 Uhr |
| Beteiligt | Auftragsbearbeitung, Serviceleitung, Buchhaltung, Einkauf |
| Gemessen | fünf Vorgänge, je drei bis acht Durchläufe mit der Uhr |
| Rechengrundlage | 46 Arbeitswochen, Vollkostensatz 55 €/h, mit der Geschäftsführung abgestimmt |
| Nicht erfasst | Produktion, Montage, alles außerhalb des Büros |
Gemessen wurde am Arbeitsplatz, nicht per Selbstauskunft. Der Unterschied ist erheblich: Bei drei der fünf Vorgänge lag die geschätzte Zeit unter der gemessenen, weil das Suchen, Nachfragen und Wiederfinden beim Schätzen regelmäßig unter den Tisch fällt.
Summe der fünf Vorgänge: 1.605 Stunden im Jahr, rund 88.300 € an Arbeitszeit. Das ist die Zahl, um die es im Rest des Berichts geht.
2. Die Vorgänge im Einzelnen
2.1 Serviceberichte erfassen
Sechs Techniker fahren je drei Einsätze am Tag. Der Bericht wird auf einem Formular ausgefüllt, abends fotografiert und in die Gruppe geschickt. Im Büro wird abgetippt: Kunde, Anlage, Tätigkeit, verbautes Material, Stunden. Bei unklarer Schrift oder fehlenden Angaben ruft die Serviceleitung an – das passiert bei ungefähr jedem sechsten Bericht.
- Foto aus der Gruppe heraussuchen und zuordnen1 min
- Kunde und Anlage im System finden2 min
- Tätigkeit, Material und Stunden abtippen3 min
- Rückfrage bei unklaren Angabenbei 17 %
- Bericht an den Kunden schicken, Ablage1 min
| Kosten im Jahr | 26.565 € |
|---|---|
| Automatisierbar | rund 70 % |
| Begründung | Formular ist einheitlich, Felder sind klar benannt, Kunden- und Anlagenstamm ist über eine Schnittstelle lesbar. Handschrift bleibt der Unsicherheitsfaktor – deshalb 70 % und nicht 85 %. |
| Verfahren | KI-Baustein: Auslesen des Formulars, Zuordnung über Kunden- und Anlagenstamm, unsichere Felder gehen in eine Prüfliste |
| Aufwand | 9.800 € einmalig, 190 € im Monat |
| Ersparnis im Jahr | 18.600 € |
| Bezahlt nach | 8 Monaten |
| Risiko | Handschriftqualität. Wird in der Testreihe an 200 echten Berichten gemessen; erreicht sie die vereinbarte Quote nicht, wird nicht umgestellt. |
Nebenbefund, der nicht in die Rechnung eingeht: Der Kunde bekommt den Bericht heute im Schnitt nach zwei Tagen. Bei drei der acht Reklamationen des letzten Quartals war genau das der Auslöser.
2.2 Auftragsbestätigungen abgleichen
Lieferanten schicken Auftragsbestätigungen per Mail. Der Einkauf öffnet jede, sucht die zugehörige Bestellung, vergleicht Menge, Preis und Liefertermin und trägt den bestätigten Termin ein. Abweichungen gibt es bei etwa jeder achten Bestätigung, meist beim Termin.
- Mail öffnen, Anhang sichten0,5 min
- Zugehörige Bestellung heraussuchen1,5 min
- Menge, Preis, Termin vergleichen1,5 min
- Bestätigten Termin eintragen0,5 min
- Bei Abweichung beim Lieferanten nachfassenbei 12 %
| Kosten im Jahr | 20.240 € |
|---|---|
| Automatisierbar | rund 80 % |
| Begründung | Der Vergleich ist reine Rechenarbeit, sobald die Felder ausgelesen sind. Nur das Auslesen braucht ein Modell, weil jeder Lieferant ein eigenes Layout schickt. |
| Verfahren | KI-Baustein zum Auslesen, danach fester Abgleich gegen die Bestellung. Abweichung erzeugt eine Aufgabe mit ausgewiesener Differenz. |
| Aufwand | 9.800 € einmalig, 190 € im Monat – als zweite Automatisierung 120 € |
| Ersparnis im Jahr | 16.190 € |
| Bezahlt nach | 9 Monaten |
| Risiko | Gering. Fehler fallen beim Termin sofort auf, weil die Bestellung offen bleibt. |
Diesen Vorgang hat im Vorgespräch niemand erwähnt. Er ist in der Rangliste trotzdem Zweiter – vier Minuten fallen keinem auf, hundertzwanzigmal die Woche schon.
2.3 Angebote aus Anfragen
Anfragen kommen als formlose Mail, teils mit Zeichnung im Anhang. Die Auftragsbearbeitung legt den Kunden an oder sucht ihn, holt Positionen aus einem ähnlichen Angebot, schlägt Materialpreise nach und baut das PDF.
| Gemessen | 22 Minuten je Angebot, 25 Angebote je Woche |
|---|---|
| Stunden im Jahr | 422 h, entspricht 23.190 € |
| Automatisierbar | rund 55 % |
| Begründung | Deutlich weniger als bei den anderen Vorgängen: Die Position „Sonderanfertigung“ macht ein Drittel aller Angebote aus und wird jedes Mal einzeln kalkuliert. Automatisiert werden Erkennen, Kundenzuordnung, Entwurf und Versand – die Kalkulation bleibt beim Menschen. |
| Aufwand | 9.800 € einmalig, 190 € im Monat – als weitere Automatisierung 120 € |
| Ersparnis im Jahr | 12.760 € |
| Bezahlt nach | 12 Monaten |
Einordnung: rechnet sich, ist aber der aufwendigste der drei empfehlenswerten Vorgänge und berührt mit der Kalkulation den Bereich, in dem ein Fehler Geld kostet. Deshalb steht er auf Platz drei und nicht auf Platz eins, obwohl er im Gespräch am häufigsten genannt wurde.
3. Wovon ich abrate
Zwei der fünf gemessenen Vorgänge sollten Sie nicht automatisieren lassen. Beide rechnen sich – aber nicht gut genug, um den Aufwand jetzt zu rechtfertigen.
3.1 Eingangsrechnungen erfassen
210 Belege im Monat, 5 Minuten je Beleg, 210 Stunden im Jahr, 11.550 €. Automatisierbar wären rund 75 Prozent, das wären 8.660 € im Jahr bei 9.800 € Aufwand – bezahlt nach 19 Monaten.
Der eigentliche Grund für die Absage ist ein anderer: Ihre Lieferanten stellen gerade der Reihe nach auf strukturierte elektronische Rechnungen um. Bei denen entfällt das Auslesen vollständig, weil die Daten schon im Beleg stecken. Sie würden also für viel Geld ein Problem lösen, das in zwei Jahren zum großen Teil von selbst verschwunden ist. Sprechen Sie stattdessen mit Ihrem Steuerberater über die Einrichtung auf der DATEV-Seite. Ausführlich: Rechnungseingang automatisieren – lohnt sich das noch?
3.2 Wartungstermine bestätigen
40 Vorgänge je Woche, 4 Minuten, 123 Stunden im Jahr, 6.750 €. Technisch der einfachste Fall im ganzen Bericht: feste Regeln, kein Modell nötig, ein Sprint für 4.900 € genügt. Bezahlt wäre er nach 17 Monaten.
Trotzdem nein, und zwar aus Gründen bei Ihnen im Haus: Die Serviceleitung plant für das kommende Jahr ein Kundenportal, über das Termine bestätigt werden sollen. Wenn das kommt, wäre die Automatisierung nach einem Jahr überflüssig – und dann hat sie sich nicht bezahlt. Entscheiden Sie erst über das Portal.
4. Rangliste
Sortiert danach, wie schnell sich die Umsetzung bezahlt macht. Der Betrieb ist in beiden Spalten bereits abgezogen.
| Rang | Vorgang | Heute im Jahr | Ersparnis | Aufwand | Bezahlt nach | Empfehlung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Serviceberichte erfassen | 483 h · 26.565 € | 18.600 € | 9.800 € | 8 Monate | zuerst umsetzen |
| 2 | Auftragsbestätigungen abgleichen | 368 h · 20.240 € | 16.190 € | 9.800 € | 9 Monate | danach umsetzen |
| 3 | Angebote aus Anfragen | 422 h · 23.190 € | 12.760 € | 9.800 € | 12 Monate | frühestens als drittes |
| 4 | Wartungstermine bestätigen | 123 h · 6.750 € | 5.740 € | 4.900 € | 17 Monate | zurückstellen, Portal abwarten |
| 5 | Eingangsrechnungen erfassen | 210 h · 11.550 € | 8.660 € | 9.800 € | 19 Monate | nicht umsetzen, E-Rechnung abwarten |
5. Empfehlung
Fangen Sie mit den Serviceberichten an, danach die Auftragsbestätigungen. Zwei Sprints nacheinander, der zweite startet, wenn der erste im Parallelbetrieb läuft. Was sie kosten, steht auf der Preisseite.
| Ersparnis der beiden Vorgänge | 34.790 € im Jahr |
|---|---|
| Freie Stunden im Jahr | 633 h, umgerechnet 79 Arbeitstage |
| Umsetzung | 19.600 € einmalig |
| Betrieb | 3.720 € im Jahr, also 190 € plus 120 € im Monat |
| Ergebnis ab dem zweiten Jahr | + 31.070 € im Jahr |
Rechnet man ein volles Jahr ab der Umstellung, bleiben nach Abzug von Umsetzung und Betrieb 11.470 €. Im ersten Kalenderjahr wird es weniger, weil beide Vorgänge erst nach ihrer Umstellung sparen und der zweite Sprint drei Wochen nach dem ersten beginnt. Ab dem zweiten Jahr entfällt die Umsetzung und es bleiben die genannten 31.070 €.
Zur Personalfrage, die im Vorgespräch aufkam: Die 633 Stunden verteilen sich auf zwei Personen im Büro, das ist keine Stelle. Was Sie damit machen, entscheiden Sie – im Gespräch klang die unbesetzte Stelle in der Auftragsbearbeitung so, als ginge es eher um Entlastung als um Einsparung.
6. Was dieser Bericht nicht leistet
- Die Prozentsätze zum automatisierbaren Anteil sind begründete Schätzungen, keine Messwerte. Belastbar werden sie erst in der Testreihe vor der Umstellung.
- Gemessen wurden fünf Vorgänge an einem Vormittag. Es kann gut sein, dass es im Betrieb einen größeren gibt, der an diesem Tag nicht zur Sprache kam.
- Freie Stunden sind keine Einsparung, solange in dieser Zeit nichts anderes passiert. Diese Umrechnung kann Ihnen niemand von außen abnehmen.
- Der Bericht sagt nichts über Ihre IT-Sicherheit, Ihre Softwarelizenzen oder die Frage, ob Ihre Warenwirtschaft die richtige ist. Das war nicht der Auftrag.
Der Bericht gehört Ihnen. Sie dürfen ihn verwenden, wie Sie möchten – auch als Grundlage, um bei drei anderen Dienstleistern Angebote einzuholen. Es gibt keine Klausel, die das verbietet.
So einen Bericht für Ihren Betrieb?
Zwei Wochen, 1.200 € netto, ein Vormittag Ihrer Zeit. Wird angerechnet, wenn Sie danach einen Sprint beauftragen – und bleibt bei Ihnen, wenn nicht.