200 echte Fälle
Aus Ihren Daten wird eine Testreihe gebildet, die auch die unangenehmen Fälle enthält – nicht nur die sauberen. Sie oder eine Fachkraft im Haus legt fest, was jeweils richtig gewesen wäre.
KI-Beratung
KI-Beratung, die mit einer Umsetzung endet
Die meisten Betriebe brauchen keine KI-Strategie. Sie brauchen eine Antwort auf zwei Fragen: An welcher Stelle spart ein Sprachmodell echte Stunden, und was kostet der Betrieb im Monat. Beides steht nach zwei Wochen in einem Dokument – mit Zahlen aus Ihrem Haus, nicht aus einer Studie.
Anfrage aus dem Sammelpostfach
Beispielvorgang
- Mail wird gelesen und eingeordnet2 s
- Kunde, Objekt und Anliegen herausgezogen3 s
- An die zuständige Person weitergeleitet1 s
- Unsichere Fälle in die Prüflistebei 11 %
- Eingangsbestätigung an den Absender1 s
89 %ohne Rückfrage zugeordnet
11 %bewusst an den Menschen
0Mails, die liegen bleiben
Einordnung
Sprachmodelle sind Lesegeräte, keine Rechenmaschinen
Der Unterschied entscheidet über Erfolg und Ärger. Ein Sprachmodell liest unstrukturierten Text und macht daraus etwas Strukturiertes: aus einer formlosen Mail eine Kategorie, aus einem Lieferschein fünf Felder, aus Stichworten einen ordentlichen Bericht. Darin ist es zuverlässig genug, dass man damit arbeiten kann – gemessen an einer Testreihe, nicht an einem Gefühl.
Sobald es rechnen oder nachschlagen soll, wird es unzuverlässig. Preise kommen aus der Preisliste, Bestände aus der Warenwirtschaft, Fristen aus dem Kalender. Das Modell darf diese Werte abrufen und einsetzen, aber nicht selbst erzeugen. Wer diese Trennung nicht sauber baut, bekommt ein System, das in neun von zehn Fällen glänzt und im zehnten eine falsche Zahl an einen Kunden schickt.
Dafür ist es das falsche Werkzeug
- Preise, Rabatte, Mengen oder Fristen berechnen
- Verbindliche Auskünfte an Kunden ohne Freigabe
- Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung: Mahnung, Kündigung, Mängelrüge
- Alles, wo eine falsche Zahl direkt Geld kostet
- Aufgaben, für die eine Datenbankabfrage genügt – die ist billiger und exakt
Dafür trägt es
- Eingehende Mails und Dokumente einordnen und weiterleiten
- Felder aus Rechnungen, Lieferscheinen, Formularen ziehen
- Aus Stichworten oder Diktat einen Berichtsentwurf machen
- Lange Anhänge auf die drei Punkte kürzen, die jemand lesen muss
- Freitext vereinheitlichen, bevor er in ein System wandert
Nachweis
Wie ich prüfe, ob es gut genug ist
„Funktioniert erstaunlich gut“ ist kein Abnahmekriterium. Vor dem Bauen wird festgelegt, ab welcher Quote umgestellt wird.
Quote vor dem Start
Wir vereinbaren vorher, welcher Anteil richtig entschieden sein muss und wie viele Fälle das Modell an einen Menschen geben darf. Beides steht im Angebot, nicht im Abschlussbericht.
Unsicherheit ist ein Ergebnis
Jeder Fall bekommt eine Einschätzung, wie sicher die Zuordnung ist. Alles darunter geht mit Begründung an einen Menschen. Ein System, das nie „weiß nicht“ sagt, ist das gefährlichere.
Parallelbetrieb
Zwei Wochen laufen Mensch und Technik nebeneinander. Am Ende steht eine Liste der Abweichungen. Umgestellt wird erst danach.
Laufende Stichprobe
Auch nach der Umstellung wird ein kleiner Anteil weiter geprüft. Modelle werden von ihren Anbietern verändert – ohne Stichprobe merkt man eine Verschlechterung erst am Kundenanruf.
Kosten je Vorgang
Sie bekommen den Betrag pro tausend Vorgängen, nicht nur eine Monatspauschale. Damit können Sie selbst ausrechnen, was doppeltes Volumen kostet.
Datenschutz
Was vor dem ersten Testlauf geklärt ist
Bevor auch nur ein echter Datensatz durch ein Modell läuft, liegt ein Blatt auf dem Tisch: welche Felder verlassen Ihr Haus, an welchen Anbieter, in welches Rechenzentrum, wie lange werden sie dort gespeichert. Meist lässt sich die Menge deutlich verkleinern – Namen und Kundennummern braucht ein Modell für eine Einordnung selten.
Eingesetzt werden Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Verarbeitung in der EU, bei denen Eingaben vertraglich nicht zum Training verwendet werden. Wenn Ihre Daten das Haus gar nicht verlassen dürfen, gibt es die Variante mit einem Modell auf eigener Hardware – die kostet mehr und kann weniger, aber sie ist eine ehrliche Möglichkeit statt einer Ausrede.
Sie bekommen die Textbausteine für Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und, wo nötig, den Entwurf für die Datenschutz-Folgenabschätzung. Beides zur Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten – ich mache keine Rechtsberatung und behaupte das auch nicht. Welche Unterlagen tatsächlich verlangt werden und welche nicht, steht ausführlich im Ratgeber: KI und Datenschutz.
Zum Stand des EU-Rechts: Für die hier üblichen Anwendungen – Einordnen, Auslesen, Entwerfen – greifen aus der KI-Verordnung vor allem Transparenzpflichten. Was für Ihren Fall gilt, halte ich im Bericht fest und verweise auf die Stellen, die eine Kanzlei prüfen sollte.
Schulung
Wenn das Büro selbst anfangen soll
Ein Tag im Haus, bis zwölf Personen, 1.900 € netto. Kein Vortrag über Sprachmodelle, sondern Arbeit an den Texten, die Ihre Leute tatsächlich schreiben.
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Was das Ding ist und was nicht
Eine Stunde Grundlagen, damit die Erwartungen stimmen: warum es Dinge erfindet, warum es rechnen nicht kann, warum eine gute Anweisung den Unterschied macht.
Vormittag
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An eigenen Fällen üben
Jede Person bringt zwei Aufgaben aus dem eigenen Alltag mit. Daran wird gearbeitet, bis das Ergebnis brauchbar ist – nicht an Beispielen aus einer Vorlage.
Vormittag
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Hausregeln festlegen
Was darf hinein, was nicht. Wer prüft, bevor etwas rausgeht. Wie Ergebnisse gekennzeichnet werden. Am Ende steht eine Seite, die im Betrieb aushängt.
Nachmittag
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Kandidaten sammeln
Aus dem Tag fällt fast immer eine Liste von Vorgängen ab, die sich zu automatisieren lohnen. Die bekommen Sie mit – ohne Verpflichtung, daraus ein Projekt zu machen.
Nachmittag
Häufige Fragen
Zur KI-Beratung
Wir haben schon Microsoft Copilot. Reicht das nicht?
Für den einzelnen Schreibtisch ist das oft genug: Mails formulieren, Protokolle kürzen, Tabellen erklären. Was Copilot nicht macht, ist ein Vorgang, der ohne Zutun durchläuft und in Ihre Warenwirtschaft schreibt. Genau da fängt meine Arbeit an. Wenn Sie Copilot noch nicht ausgereizt haben, sage ich Ihnen das – dann ist eine Schulung sinnvoller als ein Projekt.
Was kostet der laufende Betrieb eines Sprachmodells?
Bei den üblichen Aufgaben liegen die reinen Modellkosten meist zwischen 10 und 60 € im Monat – ein eingelesener Beleg kostet Bruchteile eines Cents. Teuer wird es nur bei sehr langen Dokumenten in großer Zahl. Sie bekommen im Angebot den Betrag je tausend Vorgänge, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt.
Woher wissen wir, dass es nicht irgendwann Unsinn ausgibt?
Sie wissen es nicht, deshalb wird gemessen. Es gibt die Testreihe vor dem Start, die Unsicherheitsschwelle im Betrieb und die laufende Stichprobe danach. Automatisierungen ohne diese drei Dinge sind der Grund, warum viele KI-Projekte nach einem halben Jahr still abgeschaltet werden.
Dürfen wir das gegenüber Kunden verschweigen?
Bei Texten, die direkt an Kunden gehen, rate ich davon ab, unabhängig von der Rechtslage. Ein Satz wie „Diese Eingangsbestätigung wurde automatisch erstellt“ kostet nichts und erspart die unangenehme Frage später. Wo eine Kennzeichnung rechtlich vorgeschrieben ist, steht das im Bericht.
Beraten Sie auch, ohne dass wir etwas umsetzen?
Ja, als Beratungstag für 1.150 € netto. Das ist sinnvoll, wenn Sie eine konkrete Frage haben – Anbietervergleich, Prüfung eines fremden Angebots, zweite Meinung zu einem laufenden Projekt. Was ich nicht liefere, ist ein Strategiepapier ohne Bezug zu einem echten Vorgang; wie ein Ergebnis stattdessen aussieht, zeigt der Musterbericht.
Zum Weiterlesen: welcher Vorgang sich zuerst lohnt – Schritt drei der Reihenfolge ist genau der, bei dem ein Sprachmodell ins Spiel kommt. Alle Texte im Ratgeber.