Anwendungsfälle
Drei Vorgänge, durchgerechnet
Das sind Rechenbeispiele, keine Kundenprojekte – KÜSTENTECH ist jung, und was ich hier zeige, soll nachrechenbar sein statt beeindruckend. Die Zeiten stammen aus Gesprächen mit Betrieben dieser Größe, die Preise sind meine echten. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach, dafür gibt es den Zeitrechner.
Zur Einordnung: Alle Beispiele rechnen mit 46 Arbeitswochen im Jahr und einem Vollkostensatz von 55 € je Stunde für Bürotätigkeit. Wenn Ihr Satz höher liegt, verschiebt sich alles zu Ihren Gunsten – und umgekehrt. Wie die Umsetzung abläuft und was sie kostet, steht jeweils auf einer eigenen Seite.
Fall 1 · Handwerk, 24 Beschäftigte
Stundenzettel von der Baustelle
Zwölf Monteure geben ihre Zettel am Freitag ab, teils als Foto per Messenger, teils auf Papier. Im Büro tippt eine Person die Stunden ab, ordnet sie Baustellen zu, fragt bei unleserlichen Angaben nach und bereitet alles für die Lohnabrechnung auf. Bis Montagmittag ist damit niemand fertig.
Automatisiert wird das Auslesen und Zuordnen. Rückfragen bleiben, aber sie gehen automatisch am Freitagnachmittag raus, statt am Montag zu entstehen.
| Vorgänge je Woche | 12 Monteure × 5 Tage = 60 Zettel |
|---|---|
| Zeit je Zettel, heute | 3 Minuten |
| Stunden im Jahr | 138 h |
| Kosten im Jahr | 7.590 € |
| Anteil, der wegfällt | rund 80 % |
| Ersparnis im Jahr | 6.070 € |
| Umsetzung + Betrieb im ersten Jahr | 4.900 € + 2.280 € |
| Bezahlt nach | rund 16 Monaten |
Der eigentliche Gewinn steht nicht in der Tabelle: Die Abrechnung ist Freitagabend fertig statt Montagmittag, und niemand rekonstruiert im Nachhinein, was „4,5 Std. Fassade“ bedeutet.
- Foto oder Scan trifft ein0 s
- Datum, Baustelle, Stunden, Material auslesen11 s
- Baustelle und Kostenstelle zuordnen3 s
- Unleserliches direkt zurückfragenbei 9 %
- Zeile für die Lohnabrechnung schreiben1 s
Fall 2 · Großhandel, 60 Beschäftigte
Eingangsrechnungen prüfen und buchen
640 Eingangsrechnungen im Monat, überwiegend als PDF im Sammelpostfach. Zwei Personen lesen Lieferant, Betrag, Datum und Steuersatz ab, vergleichen mit der offenen Bestellung, klären Abweichungen mit dem Einkauf und übergeben an DATEV.
Auslesen und Abgleich laufen automatisch. Was von der Bestellung abweicht – bei diesem Volumen erfahrungsgemäß jeder sechzehnte Beleg – geht mit Angabe der Differenz an den Einkauf. Der Rest ist am Eingangstag gebucht.
| Vorgänge je Monat | 640 Belege |
|---|---|
| Zeit je Beleg, heute | 6 Minuten |
| Stunden im Jahr | 768 h |
| Kosten im Jahr | 42.240 € |
| Anteil, der wegfällt | rund 75 % |
| Ersparnis im Jahr | 31.680 € |
| Umsetzung + Betrieb im ersten Jahr | 9.800 € + 2.280 € |
| Bezahlt nach | rund 4 Monaten |
Hier ist ein Sprachmodell im Spiel, weil Rechnungsformate sich nicht an Standards halten. Deshalb der KI-Baustein statt des einfachen Sprints – und deshalb die Testreihe an 200 echten Belegen vor der Umstellung. Ob sich das bei Ihnen noch lohnt, hängt an der elektronischen Rechnung: der Ratgeber dazu.
- PDF landet im Sammelpostfach0 s
- Lieferant, Betrag, Datum, Steuersatz auslesen9 s
- Gegen die offene Bestellung prüfen2 s
- Abweichung mit Differenz an den Einkaufbei 6 %
- Buchungssatz und Beleg an DATEV2 s
Fall 3 · Ingenieurbüro, 35 Beschäftigte
Anfragen einsortieren und beantworten
Ein Sammelpostfach nimmt alles auf: Projektanfragen, Nachträge, Behördenpost, Rechnungen, Werbung. Morgens sortiert eine Assistenz eine Dreiviertelstunde, mittags noch einmal eine halbe. Wer im Urlaub ist, hinterlässt einen Rückstand.
Die Einordnung übernimmt ein Sprachmodell, die Weiterleitung eine Regel. Elf Prozent der Mails landen bewusst in einer Prüfliste, weil das Modell unsicher ist – das ist kein Fehler, sondern der eingebaute Rückfallweg. Wie diese Schwelle festgelegt und überprüft wird, steht unter KI-Beratung.
| Aufwand je Tag | 75 Minuten |
|---|---|
| Stunden im Jahr | 288 h |
| Kosten im Jahr | 15.840 € |
| Anteil, der wegfällt | rund 70 % |
| Ersparnis im Jahr | 11.090 € |
| Umsetzung + Betrieb im ersten Jahr | 9.800 € + 2.280 € |
| Bezahlt nach | rund 14 Monaten |
Grenzfall: Bei einer Ersparnis von gut 11.000 € und einem Aufwand von 12.000 € im ersten Jahr ist das kein Selbstläufer. Wenn Sie nur einen Vorgang angehen wollen, wäre in diesem Betrieb ein anderer sinnvoller – genau das steht dann so im Bericht.
- Mail wird gelesen und eingeordnet2 s
- Kunde, Projekt und Anliegen herausgezogen3 s
- An die zuständige Person weitergeleitet1 s
- Unsichere Fälle in die Prüflistebei 11 %
- Eingangsbestätigung an den Absender1 s
Einschränkung
Was diese Zahlen wert sind – und was nicht
Die Zeiten je Vorgang stammen aus Gesprächen, nicht aus Messungen in genau diesen Betrieben. Der automatisierbare Anteil ist eine Erfahrungsgröße; er kann bei sauberen Daten höher liegen und bei krummen Sonderfällen deutlich niedriger. Rechnen Sie deshalb mit Ihren eigenen Zahlen – und misstrauen Sie jedem, der Ihnen im Erstgespräch eine Prozentzahl nennt, ohne Ihren Vorgang gesehen zu haben.
Genau dafür ist der Prozess-Check da: zwei Wochen, 1.200 €, gemessene Zeiten aus Ihrem Haus statt Erfahrungswerten aus fremden. Sie behalten den Bericht in jedem Fall – und wie er aussieht, können Sie vorher im Musterbericht nachlesen.
Weiterlesen im Ratgeber: was Automatisierung kostet und welcher Vorgang sich zuerst lohnt.