Ablauf
Erst messen, dann bauen, dann umstellen
Zwei Wochen Check, ein Ausstiegspunkt, drei Wochen Sprint, zwei Wochen Parallelbetrieb. Der Ausstiegspunkt in der Mitte ist der wichtigste Teil: rund ein Drittel der Vorgänge, über die man vorher spricht, lohnt sich nach der Messung nicht.
Die fünf Schritte
Zwischen Schritt 2 und 3 liegt eine Entscheidung, die Sie ohne Druck treffen. Der Check ist abgeschlossen und bezahlt, der Bericht gehört Ihnen. Ob Sie damit weiterarbeiten, mit mir oder mit jemand anderem, ist offen.
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Aufnahme im Betrieb
Ein halber Tag bei Ihnen. Ich setze mich neben die Leute, die den Vorgang machen, und schaue zu: welche Fenster offen sind, wo kopiert wird, wo jemand nachfragen muss, wo die Ausnahme anfängt. Gemessen wird mit der Uhr, nicht mit einer Schätzung. Bis zu fünf Vorgänge, mehr gehen an einem halben Tag nicht sauber.
Woche 1 · Sie stellen 3–4 Stunden der beteiligten Mitarbeiter
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Bericht und Rangliste
Sie bekommen ein Dokument, meist zwölf bis zwanzig Seiten. Je Vorgang: Ablauf wie er wirklich ist, gemessene Zeit, Häufigkeit, Stunden im Jahr, welcher Anteil automatisierbar ist und warum, Aufwandsschätzung, Risiken. Am Ende eine Reihenfolge und die Vorgänge, von denen ich abrate – mit Begründung. Ein vollständiges Muster steht hier.
Woche 2 · eine Stunde Besprechung
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Entscheidung
Hier endet der Check. Kein Nachfassanruf, kein Angebot, das nach 48 Stunden verfällt. Wenn Sie weitermachen wollen, bekommen Sie ein Festpreisangebot für genau einen Vorgang; die 1.200 € für den Check werden abgezogen, wenn die Beauftragung binnen drei Monaten kommt. Alle Preise und die Anrechnung im Einzelnen.
Ihre Zeit
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Sprint
Zwei Wochen Bauen an einer Kopie Ihrer Daten, dann zwei Wochen Parallelbetrieb: der alte Weg läuft weiter, der neue läuft daneben, und beide Ergebnisse werden verglichen. Abweichungen werden gezählt und behoben, nicht wegdiskutiert. Sie sehen zweimal die Woche den Stand.
Woche 3–5 · 4–6 Stunden Ihrer Zeit, verteilt
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Umstellung und Übergabe
Einweisung für die Leute, die damit arbeiten – eine Stunde, mit Zettel zum Danebenlegen. Dazu Dokumentation, Quelltext und Zugänge. Der alte Weg bleibt noch vier Wochen bestehen, damit im Zweifel jemand zurückkann. Vier Wochen Nachbesserung sind im Preis.
Woche 5
Mitwirkung
Was ich von Ihnen brauche
Projekte dieser Größe scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass drei Wochen auf einen Zugang gewartet wird oder niemand entscheiden darf, was im Zweifelsfall richtig ist. Deshalb steht das hier und nicht im Kleingedruckten:
- Eine entscheidungsbefugte Person. Jemand, der sagen kann „so machen wir das“, ohne erst Rücksprache zu halten. Bei Vorgängen mit Geldfluss ist das meist die Geschäftsführung.
- Zugänge innerhalb von fünf Werktagen. Postfach, Datenbank, Schnittstelle, Testsystem – was gebraucht wird, steht im Angebot. Wenn Ihre IT extern ist, brauche ich dort einen Ansprechpartner.
- Echte Beispieldaten. Zwanzig bis zweihundert Fälle aus dem laufenden Betrieb, ausdrücklich mit den unangenehmen. Erfundene Testdaten kosten am Ende doppelt.
- Rückmeldungen binnen zwei Werktagen. Gesammelt, nicht einzeln über den Tag verteilt.
- Die Leute, die es betrifft, wissen Bescheid. Wenn ich als Überraschung im Büro stehe, bekomme ich nicht den echten Ablauf zu sehen, sondern den, der gut aussieht.
Verzögert sich etwas davon, verschiebt sich der Termin um denselben Zeitraum. Der Preis bleibt.
Risiken
Was schiefgehen kann, und was dann passiert
Der Vorgang ist unschärfer als gedacht. Kommt vor: drei Leute machen ihn auf drei Arten, und keine ist falsch. Dann steht vor der Automatisierung eine Entscheidung, die Sie treffen müssen. Ich sage das im Check, nicht in Woche vier.
Die Schnittstelle gibt nicht her, was sie soll. Deshalb wird sie in den ersten drei Tagen des Sprints angefasst und nicht am Ende. Stellt sich heraus, dass der Weg nicht trägt, bekommen Sie eine Alternative mit neuem Aufwand oder Ihr Geld bis auf den bis dahin geleisteten Anteil zurück.
Das Modell erreicht die Quote nicht. Beim KI-Baustein ist die Abnahmequote vorher vereinbart. Wird sie in der Testreihe verfehlt und lässt sie sich nicht erreichen, wird nicht umgestellt und Sie zahlen nur die 30 Prozent Anzahlung. Das ist unangenehm für mich und der Grund, warum vor dem Bauen getestet wird.
Niemand nutzt es. Der häufigste Grund, warum Automatisierungen nach einem halben Jahr wieder still liegen. Dagegen hilft nur, die betroffenen Leute von Anfang an dabeizuhaben – nicht als Höflichkeit, sondern weil sie die Ausnahmen kennen, die kein Bericht enthält. Die übrigen fünf Gründe, an denen solche Projekte scheitern, stehen im Ratgeber: Warum Automatisierungsprojekte scheitern.